OCR in der Buchhaltung


OCR in der Buchhaltung
BjoernKahle

Die Digitalisierung bietet fantastische Vorteile, von der Kostenreduzierung bis hin zur Zeiteffizienz sowie einer wesentlich besseren Handhabung von Dokumenten. Hier sind einige gute Gründe, warum Sie OCR für die Buchhaltung in Betracht ziehen sollten.

Ist OCR für die Buchhaltung eine kluge Wahl?

Ein erheblicher Teil der Buchhaltungsarbeit umfasst die Dateneingabe in bestimmte Anwendungsfelder. Eine standardisierte OCR-Anwendung kann die Zeit für die Dateneingabe sogar um mehr als die Hälfte der normalen Zeit reduzieren.

Wenn das gesammte System präzise abgestimmt ist, kann OCR im Vergleich zum Menschen deutlich bessere Ergebnisse liefern, da die Anwendung nie gelangweilt oder erschöpft sein kann. Wenn eine spezialisierte OCR-Software für die Buchhaltungsbranche mit einer Gegenprüfungsoption ausgestattet ist, kann sie auch eine Validierung der eingegebenen Daten bieten.

In der Praxis führt der Beruf des Buchhalters zur Erzeugung vieler papierbasierter Dokumente. Das ideale Dokumentenmanagementsystem ermöglicht es einer Person, ein Papierdokument einzuscannen und die Daten sicher auf einem Server zu speichern.

Effektiv führt die Dokumentenverwaltung zu einer Reduzierung von überladenem Papierkram, und es wird weniger Bodenfläche für physische Lagerschränke benötigt.

Das ideale Verwaltungssystem erhöht die Effizienz bei der Speicherung, Zugänglichkeit und Übermittlung von Informationen und senkt verschiedene Kosten.

Mit einem idealen Datenverwaltungssystem ist folgendes leicht möglich:

  • die schnelle gemeinsame Nutzung von Informationen zwischen Buchhaltungsexperten durch Komprimierung großer Dateien,
  • Umwandlung von maschinengeschriebenem oder handgeschriebenem Text in einen maschinencodierten Text,
  • Programmierung der automatischen Generierung von Steuerformularen, Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten.

Wie OCR die Art und Weise, auf die wir alle unsere Arbeit erledigen, beeinflusst hat, kann nicht überschätzt werden. Ob im Bereich der Finanzinstitutionen, Versicherungen, Werbung, Post und sogar in Regierungsangelegenheiten, OCR hat Lösungen angeboten.

Unternehmen und Organisationen sind heute in der Lage, viel mehr zu erreichen, indem sie Papierdokumente in digitale Dateien überführen und intelligente Dokumentenanalysen durchführen, die das Geschäft erheblich ankurbeln können. Dies ist nur die Spitze des Eisbergs, daher ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um voranzukommen und mit dem Einsatz von OCR für die Buchhaltung zu beginnen.

OCR für die Buchhaltung hat die Art, wie Unternehmen und Organisationen mit Papierkram umgehen, erheblich beeinflusst, und die Buchhaltung gehört definitiv zu den Bereichen, die große Vorteile daraus ziehen. Viele Buchhaltungsfirmen haben jedoch immer noch keine Ahnung, was OCR für sie tun kann.

Um nur einige der großen Vorteile von OCR für die Buchhaltung und Buchhalter zu nennen:

1. – Es wird Ihnen Zeit sparen

OCR wird Zeit sparen, da der Zeitaufwand für die Büroarbeit, vor allem bei der manuellen Dateneingabe, deutlich minimiert wird. Studien haben ergeben, dass die in Papierarbeit investierte Zeit durch den Einsatz von OCR drastisch um mehr als 75% reduziert werden kann.

2. – Höhere Genauigkeit und Zuverlässigkeit

OCR stellt sicher, dass viele generische Fehler bei der automatischen Dokumentenverarbeitung minimiert werden. OCR-Computersoftware wird mit intelligenten KI-Algorithmen erstellt, die eine Analyse durchführen und Details mit extrem hoher Präzision erkennen. Bei der Buchhaltung geht es darum, dass die Zahlen korrekt sind, was bedeutet, dass schon ein kleiner Tippfehler zu schrecklichen Endergebnissen führen kann.

3. – Deutlich bessere Rechnungsprüfung und Berichterstattung über Ausgaben

Die OCR-Verwaltung kann Buchhaltungsfirmen und Buchhalter dabei unterstützen, zu verhindern, dass sich irreführende Ausgaben und Beträge als Unternehmensausgaben in Berichten einschleichen.

Wirtschaftsprüfungen können tiefergehend und mit schnelleren Erträgen durchgeführt werden, da den Auditoren ein einfacheres Durchlesen von Spesenaufzeichnungen oder Budgetdokumenten ermöglicht wird.

4. – Verbesserung der Zahlungskontrolle

OCR-Systeme können Buchhaltungsfirmen bei der Bewältigung von strukturierter Papierarbeit helfen, insbesondere wenn es um die Verarbeitung monatlicher Zahlungen geht. Ein Wirtschaftsprüfer kann einfach die Fakten der Transaktionen auswerten, anstatt nur die von den Mitarbeitern angegebenen Fakten zu sammeln und zu bestätigen.

Die Verwendung einer Dokumentenverwaltungssoftware ist nicht neu und ist in führenden Buchhaltungsfirmen der Welt als Lösung zur Verringerung der Ineffizienz von Büros weit verbreitet.

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